OMS – Definición e integración dentro del proceso logístico
Como punto de partida para entender que es un OMS (Order Management System) o sistema de gestión de pedidos y órdenes, debemos entender las diferencias entre éste y un WMS (Warehouse Management System), que si bien ambos tienen inter-relación con el inventario existente dentro de un almacén, las funcionalidades de ambos son muy diferentes.
Un WMS es un sistema de gestión y administración de almacenes, diseñado para agilizar las operaciones y movimientos relacionados con el inventario de una empresa, ubicaciones físicas dentro del espacio de almacén, control de caducidades de productos, preparación y picking, facturación y descuento de inventarios entre otras.
¡Qué es un OMS?
Por su parte el OMS es una herramienta que administra los pedidos u órdenes que los clientes solicitan.
- Permite enlazarse con sistemas WMS, CRM o ERP,
- Prioriza la gestión de órdenes en base a reglas configurables como jerarquía de clientes, distancias de entrega, vigencia de los pedidos entre otros,
- Administra reglas de apilabilidad y configuración de picking y armado de tarimas en almacén
- Asigna inventario a cada pedido.
Porqué (usar/tener/implementar) un OMS
Como mencionamos en el párrafo anterior, la funcionalidad de un OMS nace a partir de la generación de los pedidos por parte de los clientes, estos pedidos u órdenes contienen la relación de las piezas, pallets, bultos o kilogramos, los diferentes sku´s o ítems, datos del cliente destinatario de la mercancía, fecha de entrega o vigencia de la orden y pueden además, incluir la caducidad o frescura con la que el cliente desea recibir su mercadería, incluso la configuración de armado de tarimas, alto permitido de los pallets o reglas de acomodo y apliamiento. Es ahí cuando el OMS hace su magia al considerar todos y cada uno de los detalles del pedido y reglas de negocio establecidas por los clientes y a través de algoritmos, permite administrar dichos pedidos para la preparación, carga y entrega de producto al cliente.
La administración de los pedidos es el enlace natural entre la gestión de almacén y el proceso de logística o distribución, por lo tanto, podemos decir que, en una empresa tecnificada, es el link entre el WMS y el TMS. El OMS es la herramienta tecnológica que permite controlar o gestionar el ciclo de vida del pedido, ya que abarca desde la entrada de pedidos, la asignación del inventario disponible, la preparación de la carga en andenes, el cumplimiento a fechas de entrega, el servicio de post-venta y en su caso la logística inversa.
Beneficios del OMS
Pero ¿Cuáles son los beneficios de tener un OMS? Dentro de las ventajas de contar con un sistema de administración de pedidos podemos encontrar una correcta gestión de los pedidos, los cuales se administran de forma automática y con base a las reglas de negocio configurables, evitando así que se nos extravíen o venzan órdenes de compra. Asigna inventarios, lo que permite tener una mejor gestión de este, de acuerdo con la técnica de control del almacén (FEFO, FIFO, LIFO etc). Contribuye a contar con una mejor eficiencia de carga de unidades al paletizar las órdenes de compra y ayuda a tener una distribución óptima y armado de rutas lógicas, lo que a la larga contribuirá con una disminución en el costo de distribución.
Por último, pero no menos importante, permite incrementar el nivel de satisfacción del cliente y mejora el customer experience, pues los clientes recibirán sus pedidos en tiempo, forma, cantidad y calidad, evitando rechazos por entregas incompletas o bien disminución en el fill rate de entrega a cliente.
En un mundo actual en el cual la omnicanalidad juega un papel importante dentro de la decisión de compra, la correcta gestión del OMS permite al cliente realizar ventas adicionales o cruzadas, contar con productos sustitutos y por lo tanto incrementará los ingresos de la empresa. El uso del internet y la globalización, da mayor oportunidad de crecimiento de mercado, pero sin duda, también pone en riesgo a todas las compañías a nivel mundial, situaciones externas como fue la reciente pandemia, conflictos bélicos o los problemas por escasez de contenedores, obligan a las empresas a ser mas eficientes y veloces en sus procesos logísticos, pues el tiempo de entrega y la satisfacción del cliente ahora son, en ocasiones, mas importantes que el propio producto que se está adquiriendo.
Funciones del OMS
El OMS cuenta con diferentes funciones, algunas de las cuales ya hemos platicado brevemente, sin embargo, no está por demás mencionarlas a continuación. Dentro de las mas destacadas encontramos
- La administración de los pedidos de productos a entregar,
- La consolidación de los mismos por cliente y ubicación geográfica,
- Split de pedidos según la necesidad del cliente,
- La posibilidad de comparar órdenes contra inventarios disponibles,
- Generar las órdenes de entrega para la planeación,
- Reprogramar las fechas de entrega de los pedidos,
- Catálogo de productos con volumetría y datos logísticos,
- Motor de workflow para configurar las reglas de negocio,
- Realizar la asignación de inventarios, gestionar la vigencia de pedidos
- Administrar citas y prioridades de entrega.
¿Qué beneficios podemos obtener a contar con una plataforma OMS dentro de las operaciones logísticas de la empresa? Cuando implementamos un sistema de gestión de pedidos podemos obtener beneficios como la integración de todos los procesos de negocio, contar con visibilidad y trazabilidad de la información, incrementar o mejorar el cumplimiento en las entregas a nuestros clientes, la automatización y control de procesos logísticos, así como la reducción en los costos y la posibilidad de contar con interfaces de integración MAPI.
En UNIGIS podemos asesorarte en el uso e implementación de OMS y TMS, acércate a nosotros y con gusto resolveremos tus dudas.
