Gestión de pedidos: 5 errores que debemos evitar

Normalmente la gestión de pedidos es un proceso en el que el cliente y comprador final no se ven directamente involucrados. Sin embargo, se puede convertir en su foco de atención si genera problemas.  

En la gestión de pedidos, un solo error puede significar un cliente insatisfecho, provocando que todo el trabajo que se hizo en la cadena de suministro se vea afectado. Por ello es importante vigilar los siguientes aspectos dentro de la Administración de Pedidos:  

Antes de iniciar con el conteo es importante asegurar que el problema no venga de procesos anteriores.  

 

Problemas de Inventario  

Un inventario mal controlado puede generar pérdidas económicas, ya sea por inexistencias, productos dañados o devoluciones no registradas. Además, genera espacios en almacén que tarde o temprano generará tiempo perdido en búsquedas y gestión.  

Para solucionarlo requiere de llevar una comunicación directa con la información de inventarios y un sistema de gestión que apoye en la actualización de la información en cada momento. De igual manera, capacitar al personal para seguir un proceso controlado de gestión de inventario.  

 

Pedido creado, pero no preparado  

Nuestro cliente hace una compra, generamos el pedido, pero por alguna razón el equipo encargado no lo prepara a tiempo, el cliente recibe tarde (si es que recibe) y se pierde la buena experiencia de compra además de generar gastos logísticos.  

Este aspecto se traduce en un tema de comunicación entre áreas, que nuevamente se puede solucionar con un proceso bien definido y un sistema de gestión donde tanto el área de pedidos como el área encargada de las órdenes puedan conocer, preparar y liberar un pedido en tiempo y forma.  

 

Errores de datos 

Tener un pedido con errores en tiempo de entrega, tamaño, estatus, existencia o ubicación, vuelve obsoleto cualquier sistema o plataforma que no considere esta información en la gestión de pedidos. Sin tener estos datos correctamente, no podemos asegurar la fecha de entrega, ni en que transporte podrá ser llevado, o si quiera saber donde está o a quien entregar. 

Por ello es importante que el sistema de gestión esté debidamente integrado con todos los sistemas que proporcionen esta información, ya sea un ERP, un portal de E-commerce, un CRM, o incluso una hoja de excel.   

 

Picking mal gestionado 

Aunado al punto anterior, un error en la cantidad de unidades que pueda o no llevar una unidad de carga generará retrasos incluso de días en la entrega de un producto.  

Muchas veces se encarga esta tarea a los operadores de forma manual, dejando abierta la puerta a incluso la pérdida de algún pedido. Además, existen clientes que exigen un fulfilment casi total de la carga, lo que puede dificultar más aun la gestión manual.  

Revisar este proceso e implementarlo en los sistemas de administración de órdenes automatizará y agilizará esta asignación de unidades, prioridades y tiempos de carga considerando incluso reglas de negocio como es el fulfilment.  

 

Ubicación errónea o inexistente 

Tiene que ver con los problemas de inventario del primer punto, sin embargo, también tiene que ver con errores de pedido. Si se coloca un pedido con referencias mezcladas hará que los operadores pasen horas buscando un pedido que incluso pudo haber sido entregado ya. Por ello, es importante que los sistemas de gestión eviten este tipo de errores de manera oportuna y se puedan resolver antes que generen pérdida de tiempo.  

 

Poder contar con sistemas como UNIGIS para la Administración de pedidos, genera un valor enorme no solo a la gestión interna y los procesos logísticos, sino también a la satisfacción del cliente, cumpliendo con ellos incluso antes de que lo sepan, evitando cualquier problema futuro y generando una experiencia de compra única.