Gestión de Transportes: Integrando los Beneficios
La gestión de transportes en la logística se ha diversificado en cada industria. Y muchas veces se limita a generar un proceso de ruteo, monitoreo o gestión de documentos y asignaciones en la distribución de mercancía. Sin embargo, al limitar la verdadera capacidad de la gestión de transportes, limitaremos también las capacidades de obtener resultados. Y no solo eso, también los beneficios en el proceso logístico que llevemos día a día.
Qué es la gestión de transporte
La gestión de transporte consiste en la administración, planeación, control y cierre de servicios de distribución. Se logra a partir de objetivos y procesos bien definidos dentro de la logística de las empresas. A su vez, repercute en los beneficios que pueda lograr una compañía en esta área.
La documentación, información de los operadores y los recursos, pruebas de entrega e información contable son algunas de las bases sobre las que trabaja un proceso de gestión de transportes.
Es importante llevar un control eficaz de cada parte del proceso. Y para lograrlo, las empresas optan por implementar soluciones TMS con gestión integral de flotas y transportes.
Gestión End to End
Como mencionamos al principio, en algunas ocasiones las empresas buscan gestionar su transporte implementando un ruteador. Esto ayuda a planificar, optimizar y consolidar rutas de distribución. Pero no realiza por sí solo la gestión de órdenes, ni controla la ejecución del plan de rutas. Ej: si un transporte carga a tiempo o no.
De igual manera, un sistema de track and trace permite gestionar el transporte durante su recorrido y controlar las entregas. Pero no permite calcular, por ejemplo, la rentabilidad del viaje. Y aunque proporciona estadísticas, no siempre se alinean al cien con los KPI’s y OKR’s de las empresas por sí mismos.
Y así podemos seguir fraccionando la gestión de transportes sin conseguir una solución real. Ya que nadie puede conducir un auto sin volante, o con dos llantas, o sin motor. Una buena gestión del transporte no puede manejarse solo con “partes” de un todo.
Por ello la gestión de transportes necesita integrar diferentes aspectos en la logística diaria. A través de sistemas end to end como los TMS, administrar, logran conocer, analizar y utilizar la siguiente información:
Recursos:
Vehículos, conductores, personal, entre otros recursos son necesarios en la gestión logística. A través de la gestión de estos recursos podemos conocer y asignar tipos de vehículos con los conductores. También podemos definir estatus de cada recurso y programarlos según sea necesario. Podremos conocer información general de cada vehículo y conductor. Algunos datos son el estado de documentación, estado dentro del ciclo de distribución, operaciones en las que se encuentran asignados, entre otros.
Órdenes:
Podremos conocer la jornada, datos del cliente, ubicación, ruta definida previamente a través de ruteador, punto de salida y de llegada. Esto permitirá controlar mejor las órdenes, las entregas y las jornadas dentro de la gestión de transportes de forma integral.
Viajes:
Durante el seguimiento y monitoreo de vehículos y entregas, debemos conocer el estado de cada uno de los viajes. Debe estar adaptado según sea necesario y de acuerdo con el tipo de entrega, regla de negocio y proceso logístico de cada empresa. También es posible conocer los horarios de llegada reales, kilómetros recorridos, vehículos, y recabar datos para crear un Tender efectivo. Esto se logra considerando nivel de servicio, precios, calidad de conductores, disponibilidad y entre otros datos.
Tarifas y Liquidaciones
Una vez realizado un servicio de distribución, es necesario liquidarlo. Previo a esto, la gestión de transportes debe asignar tarifas definidas por diferentes criterios según sea necesario. Algunos de ellos son: operaciones, viajes, tipos de vehículos, depósitos, entre otros. Esto permite liquidar servicios incluso por cada entrega, considerando incidencias dentro de una ruta.
También debe contar con guías sobre impuestos, importes totales (brutos y netos) para cada pago. Toma también la información necesaria de cada servicio como documentación, bitácoras, observaciones y otros datos que serán de utilidad para el pago del servicio y la gestión de transportes y recursos.
La gestión de transportes también debe ayudar con la liquidación del servicio. Se integra con los sistemas de administración necesarios dentro de una empresa, ya que, aunque el proceso logístico termine, no es independiente de otros procesos en otras áreas dentro de una empresa. Y comúnmente cada área cuenta con diferentes soluciones especializadas (ERP’s financieros o administrativos). Por eso, para agilizar la gestión e integración de dichos procesos, deben digitalizarlos a través de sistemas TMS como UNIGIS.
El verdadero potencial en las ventajas de la gestión de transportes
Como ya vimos, la gestión de transportes es un beneficio integral, capaz de conocer todo el proceso logístico. Y por lo tanto presenta bastantes ventajas, aquí mencionamos algunas:
Integración y automatización de procesos logísticos end to end, integración con ERP’s y sistemas especializados, mejorando y agilizando la finalización de cada proceso y flujo.
Visibilidad y Trazabilidad de todos los detalles del viaje desde su creación hasta el cierre y valorización del mismo sobre una torre de control, agilizando y facilitando el control desde un único sistema de gestión.
Optimización de las flotas de transporte, en base a evaluaciones (tender) control de rutas planificadas y optimizadas (routing) y reducción de kilómetros y uso de vehículos con comunicación en tiempo real con empresas transportistas si parte de la flota o el total se encuentra tercerizado a través del portal del transporte.
El sistema de gestión de transporte permite conocer la rentabilidad por viaje, cliente o unidad de negocio. También permite reducir costos logísticos, centralizar el control de activos y pago de tarifas de manera rápida y eficaz. Además, permite que la operación sea cien por ciento auditable. Y al estar digitalizada la información, se reduce también el uso de papel y otros recursos.
Mejora el servicio al cliente. Automatizar los procesos trae como consecuencia una rápida y eficiente ejecución.Esto a su vez se traduce en optimización de rutas, optimización de entregas y, por lo tanto, un mejor servicio. Además, sistemas digitales como UNIGIS Dispatch, permiten gestionar devoluciones y rechazos en tiempo real, permitiendo atender al cliente de forma mas ágil.
Digitalización de gestión de transportes
Hoy día la gestión de transportes se realiza con procesos digitalizados, a través de sistemas WMS, ERP’s y en el caso de procesos de distribución con TMS, como UNIGIS Fleet, que permite conocer todo lo que mencionamos anteriormente sobre un solo sistema e interfaz. Su facilidad de integrar todos los procesos logísticos y digitalizarlos permiten crear un sistema de gestión de transporte completo y con toda la información operativa, contable, de procesos y métricas necesarias para continuar optimizando una logística inteligente 4.0.
Aprovechar toda la información que un sistema de gestión de transporte brinda es complejo. Sin embargo, con las soluciones indicadas, esta información se convierte en conocimiento útil para las empresas y permitirán además controlar los procesos, determinar objetivos medibles, y superarlos contando con un aliado estratégico de logística digitalizada.
Para conocer más sobre como incorporar un sistema de gestión de transportes a nuestra logística y conocer los indicadores necesarios para cada objetivo, pueden solicitar más información a través de nuestro sitio.
