Gestão de Pedidos: 5 Erros que devemos evitar

Normalmente, o gerenciamento de pedidos é um processo no qual o cliente e o comprador final não estão diretamente envolvidos. No entanto, pode se tornar o seu foco de atenção se criar problemas.

Na gestão de pedidos, um único erro pode significar um cliente insatisfeito, fazendo com que todo o trabalho que foi feito na cadeia de abastecimento seja prejudicado. Portanto, é importante monitorar os seguintes aspectos dentro da Administração de Pedidos:

Antes de iniciar a contagem, é importante garantir que o problema não seja proveniente de processos anteriores.

Problemas de estoque/inventario

Um estoque mal controlado pode levar a perdas econômicas, seja por produtos inexistentes, danificados ou devoluções não registradas. Além disso, gera espaços no armazém que mais cedo ou mais tarde vão gerar perda de tempo em buscas e gerenciamento.

Para resolvê-lo, é necessária a comunicação direta com as informações de estoque/inventário e um sistema de gestão que apoie a atualização das informações em cada momento. Da mesma forma, capacitar a equipe para seguir um processo de gerenciamento de estoque controlado.

Pedido criado, mas não preparado

Nosso cliente faz uma compra, nós geramos o pedido, mas por algum motivo a equipe responsável não o prepara a tempo, o cliente recebe atrasado (se receber) e a boa experiência de compra se perde, além de gerar despesas logísticas.

Este aspecto traduz-se em um problema de comunicação entre as áreas, que mais uma vez pode ser resolvido com um processo bem definido e um sistema de gestão onde tanto a área de pedidos como a área responsável pelas encomendas podem conhecer, preparar e liberar um pedido em tempo e forma.

 Erros de dados

Ter um pedido com erros de prazo de entrega, tamanho, status, existência ou localização, torna obsoleto qualquer sistema ou plataforma que não considere esta informação no gerenciamento de pedidos. Sem ter estes dados corretamente, não podemos garantir a data de entrega, ou em que transporte poderá ser levado, nem mesmo saber onde está ou a quem entregar.

Por este motivo é importante que o sistema de gestão esteja devidamente integrado com todos os sistemas que disponibilizam esta informação, seja um ERP, um portal de E-commerce, um CRM ou mesmo uma planilha excel.

Picking mal gerenciado

Além do ponto anterior, um erro na quantidade de unidades, que pode ou não transportar uma unidade de carga, gerará atrasos de dias na entrega de um produto.

Muitas vezes, essa tarefa é confiada aos operadores manualmente, deixando a porta aberta até mesmo para a perda de um pedido. Além disso, existem clientes que exigem o cumprimento (fulfilment) quase total da carga, o que pode dificultar ainda mais o gerenciamento manual.

A revisão deste processo e a sua implementação nos sistemas de gestão de encomendas automatizará e irá agilizar esta atribuição de unidades, prioridades e tempos de carregamento, mesmo considerando regras de negócio como é o fulfilment (cumprimento).

Localização errada ou inexistente

Tem a ver com os problemas de estoque do primeiro ponto, entretanto, também tem a ver com erros de pedido. Fazer um pedido com referências mistas fará com que os operadores passem horas procurando por um pedido que pode até já ter sido entregue. Por esse motivo, é importante que os sistemas de gestão evitem esses tipos de erros em tempo hábil e possam ser resolvidos antes que gerem perda de tempo.

 

Contar com sistemas como o UNIGIS para Administração de Pedidos, gera um valor enorme não só aos processos internos de gestão e logística, mas também à satisfação do cliente, cumprindo-os antes mesmo de eles saberem, evitando problemas futuros e gerando uma experiência de compra única.