TMS: Implementação e Benefícios

Os Sistemas de Gerenciamento de Transporte (TMS) são soluções que permitem administrar de forma integral as operações de distribuição tanto dos Fretes como Operadores Logísticos e abrangem todos os processos desde a recepção de encomendas, planejamento e otimização de rotas, atribuição de recursos, controle da movimentação de veículos no centro de distribuição desde a chegada até a saída para distribuição, monitoramento em tempo real, controle de entrega, avaliação e liquidação de viagens, análise de resultados, entre muitas outras funcionalidades.

Implementando um TMS

A ideia de implementar um TMS (Sistema de Gestão de Transporte) é resolver as necessidades de gerenciar e melhorar a operação de distribuição ponta a ponta (End to end) e para que este objetivo seja alcançado devemos seguir a seguinte metodologia de seleção de plataforma e metodologia de implementação

Defina objetivos claros

A base de qualquer projeto. Devemos ser muito claros sobre o que queremos alcançar com um TMS, quais processos melhorar, quais estratégias seguir, quais tecnologias serão necessárias, quem estará envolvido, quais informações precisaremos e como será executado

Organização e projeção

Definir papéis na implementação, gestores, atividades e projetar os tempos que cada atividade exige das pessoas que se envolvem nas operações logísticas no dia-a-dia e definir prazos (deadlines) permite que o desenvolvimento e cumprimento dos objetivos sejam mais claros. Na implementação de um TMS, isso significa ter Sponsors, líderes de projeto, Key Users, usuários finais e implementadores, consultores, que garantem que cada etapa seja realizada de acordo com o plano.

Jorge Sureda, Diretor de Produto e Implementação da UNIGIS, menciona a respeito deste ponto “cada uma das pessoas (dentro de um projeto de implementação de TMS) tem responsabilidades claras e bem mensuradas. Mas primeiro devemos buscar que essas funções existam no projeto e que continuem com suas responsabilidades tanto do lado do cliente quanto do lado do provedor que realiza a implementação do TMS ”

Integrações e Coordenação com outras áreas

Um TMS normalmente se integra a sistemas externos, como WMS, ERPs ou dispositivos IoT. Estas integrações devem ser consideradas desde os objetivos, bem como as áreas que devem intervir para a sua realização.

Algumas dessas áreas podem ser a área de TI para integração de pedidos desde o Armazém com um sistema WMS e dispositivos de leitura de códigos e inventários, Faturamento por integração de liquidação de serviços, Vendas por objetivos e territorialização.

É importante que todas as áreas envolvidas estejam integradas na implementação desde a criação dos objetivos e façam parte da implementação.

Digitalização de processos e informações

Dentro da organização está a documentação de todos os processos necessários que devem ser claramente definidos como devem ser realizados, como podem ser melhorados e quais devem ser digitalizados. Dentro da implementação de um TMS, esta etapa é básica.

Processos e informações que antes eram controlados em papel ou Excel agora são trazidos ao sistema para integrá-los, centralizá-los e otimizá-los para a tomada de decisões e ações preventivas ou corretivas.

É aqui que podemos começar a observar como o sistema facilita o trabalho dos usuários no dia a dia, otimizando o planejamento, acompanhamento e resultados de cada processo de forma precisa, controlando a execução correta de acordo com os objetivos e regras de negócio definidas.

Treinamento

“A Capacitação é sempre um bom investimento”, e poder contar com uma equipe apta de resolver as necessidades de funcionalidades, tem um valor inestimável para todas as empresas e é uma etapa vital do processo que irá garantir a correta utilização da nova plataforma tecnológica.

O treinamento regularmente leva um período de 2 a 3 semanas de acordo com a complexidade e os objetivos da implementação e operação. Durante este treinamento, eles devem conhecer o sistema bem o suficiente para operá-lo de forma independente.

Além disso, a necessidade de suporte técnico interno e externo por parte do fornecedor é imprescindível para sanar qualquer dúvida ou problema durante a operação, que normalmente também é definido a partir dos objetivos de implantação. Os serviços de suporte técnico devem ser 7 × 24 para cobrir todas as horas de consulta possíveis da operação

Melhoria Contínua

Um TMS deve estar sempre inovando, adaptando-se às mudanças tecnológicas, logísticas, operacionais, geográficas, jurídicas e às vezes até sociais que surgem.

Ao implementar um TMS não se pode pensar apenas em objetivos de curto ou médio prazo, devemos considerar que será um aliado estratégico para todas as nossas operações logísticas e devemos gerar essa capacidade de adaptação a todos os objetivos futuros que possam surgir e necessários, inovando e constantemente criando benefícios para nossa organização.

Benefícios de um TMS

Falando em benefícios, podemos já ter dito alguns deles implicitamente durante o processo de implementação. Esses benefícios tratados por TMS como UNIGIS podem ser resumidos em três aspectos principais:

Qualitativo

• Melhoria dos Níveis de Serviço aumentando o percentual de entregas e com melhor controle de pedidos, rotas, entregas, liquidações e muito mais.
• Automatize os processos de sua digitalização, economizando até dias de planejamento
• Visualizando as informações em tempo real, desde o gerenciamento do pedido até a entrega ao cliente final, podemos ter o controle total de nossa operação a partir de uma única plataforma.

Quantitativo

• Redução do uso de veículos, aumentando o uso de caixas e otimizando as rotas de entrega.
• Redução de quilômetros percorridos, reduzindo o número de devoluções, reenvios e aprimoramento de rotas, e resequenciamento em tempo real levando em consideração todas as variáveis geográficas e regras de negócio.
• Redução de penalidades, por chegada tardia, controlando as rotas do início ao fim ou evitando multas por alguma carga extraviada (ver balanceamento entre eixos).

Valor Agregado

• Implementação do desenvolvimento sustentável em processos logísticos (logística verde)
• Redução da pegada de carbono, como resultado da otimização de rotas e uso de veículos

Redução do uso de papel, inclusive digitalizando assinatura e comprovante de entrega ou gerando QR com documentação digital em diferentes pontos do processo logístico

Se você deseja conhecer mais detalhadamente os benefícios proporcionados pelo TMS como o UNIGIS, pode ir até a seção Soluções, onde encontrará os benefícios específicos para cada módulo dentro de nossa solução.