TMS: Implementación y Beneficios

Los Sistemas de Gestión de Transporte (TMS) son soluciones que permiten administrar de manera integral las operaciones de distribución tanto de Dadores de Carga como Operadores Logísticos y cubren todos los procesos desde la recepción de los pedidos, la  planeación y optimización de rutas, asignación de los recursos, control de movimiento de vehículos en el centro de distribución desde que llega hasta su salida para distribución, monitoreo en tiempo real, control de entregas, valorización y liquidaciones de viajes, análisis de resultados, entre muchas otras funcionalidades.

 

Implementando un TMS

La idea de implementar un TMS (Transport Mangement System) es resolver las necesidades de gestionar y mejorar la operación de distribución end to end y para que este objetivo se pueda cumplir debemos seguir la siguiente metodología de selección de plataforma y metodología de implementación

 

Definir objetivos claros

La base de cualquier proyecto. Debemos tener bien claro que queremos lograr con un TMS, que procesos mejorar, que estrategias seguir, que tecnologías requerirá, quienes estarán involucrados, que información necesitaremos y como se ejecutará

Organización y proyección

Definir roles en la implementación, encargados, actividades y proyectar los tiempos que requiere cada actividad de las personas que están en el día a día involucrados en las operaciones logísticas y definir deadlines permite que el desarrollo y cumplimiento de los objetivos sean más claros.  En la implementación de un TMS esto significa tener sponsors, líderes de proyecto, key users, usuarios finales e implementadores, consultores, que vigilen que se cumpla cada paso de acuerdo con lo planificado.

Jorge Sureda, Director de Producto e Implementación en UNIGIS, menciona respecto a este punto “cada una de las personas (dentro de un proyecto de implementación TMS) tiene responsabilidades bien claras y bien medidas. Pero primero debemos buscar que existan esos roles en el proyecto y que sigan sus responsabilidades tanto del lado cliente como del lado del proveedor que lleve adelante la implementación del TMS”

Integraciones y Coordinación con otras areas

Un TMS normalmente se integra con sistemas externos como WMS, ERP’s, o dispositivos IoT. Estas integraciones se deben contemplar desde los objetivos como también las áreas que deban intervenir para realizar dichas integraciones.

Algunas de estas áreas pueden ser el área de IT para integrar los pedidos desde el Almacén con un sistema WMS y dispositivos de lectura de códigos e inventario, Facturación por integración de liquidación de servicios, Ventas por objetivos y territorización.

Es importante que todas las áreas involucradas se integren a la implementación desde la creación de los objetivos y formen parte de la implementación.

Digitalización de procesos e información

Dentro de la organización esta la documentación de todos los procesos necesarios los cuales se deben definir claramente como se deben llevar, como se pueden mejorar y cuales se deberán digitalizar. Dentro de la implementación de un TMS es básico este paso.

Procesos e información que antes se controlaban con papel o Excel ahora se llevan al sistema para integrarlos, centralizarlos, y optimizarlos para la toma de decisiones y acciones preventivas o correctivas.

Aquí es donde podremos comenzar a observar como el sistema facilita el trabajo de los usuarios diariamente, optimizando la planificación, monitoreo y resultados de cada proceso de forma precisa, controlando la correcta ejecución según los objetivos y reglas de negocio definidas.

Capacitación

“La capacitación siempre es una buena inversión”, y el poder contar con un equipo apto para resolver necesidades de funcionalidades es invaluable para todas las empresas y es una etapa vital del proceso que nos asegurara la correcta utilización de la nueva plataforma tecnológica

Regularmente las capacitaciones llevan un periodo de 2 a 3 semanas de acuerdo a la complejidad y objetivos de la implementación y las operaciones. Durante esta capacitación deben llegar a conocer lo suficientemente bien el sistema para manejarlo de forma independiente.

Adicionalmente la necesidad de un soporte técnico interno y externo por parte del proveedor es fundamental para evacuar cualquier duda o problema durante la operación, el cual también se suele definir desde los objetivos de la implementación. Los servicios de soporte técnico deberán ser 7×24 para cubrir todos los horarios posibles de consulta de la operación

Mejora Continua

Un TMS siempre debe estar innovando, adaptándose a los cambios tecnológicos, logísticos, operativos, geográficos, legales y a veces hasta sociales que se presentan.

Al momento de implementar un TMS no se puede pensar solo en objetivos a corto o mediano plazo, debemos considerar que será un aliado estratégico para todas nuestras operaciones logísticas y debe generar esa capacidad de adaptarse a todos los objetivos futuros que puedan surgir y necesarios, innovando y creando beneficios para nuestra organización constantemente.

 

Beneficios de un TMS

Hablando de beneficios, quizá ya hayamos dicho un par de ellos implícitamente durante el proceso de implementación. Estos beneficios que manejan los TMS como UNIGIS se pueden resumir en tres aspectos clave:

 

Cualitativos

Mejora de Niveles de Servicio incrementando el porcentaje de entregas y con un mejor control de ordenes, rutas, entregas, liquidaciones y más.

Automatiza Procesos desde su digitalización ahorrando incluso días de planeación

Visualización de información en tiempo real, desde la gestión de ordenes, hasta su entrega al cliente final, podremos tener un control completo de nuestra operación desde una sola plataforma.

Cuantitativos

Reducción en uso de vehículos, al incrementar el uso de las cajas y optimizar las rutas de entrega.

Reducción en kilómetros recorridos, reduciendo el numero de devoluciones, reenvíos y mejorando las rutas, y resecuenciando en tiempo real tomando en cuenta todas las variables geográficas y reglas de negocio.

Reducción de penalidades, por llegada tarde controlando las rutas de principio a fin o evitando multas por alguna carga mal manejada (vease balanceo entre ejes).

Valor agregado

Implementación de desarrollo sustentable en procesos logísticos (logística verde)

Reducción de huella de carbono, a raíz de la optimización de rutas y uso de vehículos

Reducción de uso de papel, digitalizando incluso la firma y pruebas de entrega o generando QR con documentación digital dentro de diferentes puntos del proceso logístico

 

Si desea conocer más a detalle los beneficios que dan los TMS como UNIGIS, puede dirigirse a nuestra sección Soluciones, donde encontrará los beneficios específicos por cada módulo dentro de nuestra solución.